DİJİTAL DÖNÜŞÜM HER YERDE

Sanal sunumda başarının ipuçları

İnsanlar zamanlarının %46,9'unu yaptıklarından başka şeyler düşünerek geçiriyorlar...

Günümüzde teknoloji her yerde. Artık bulunduğumuz ofisten dünyanın her noktasına bağlanıp toplantı yapabiliyor, sunumlarımızı kıtalar arası gerçekleştirebiliyoruz. Geleneksel toplantı ya da sunum tekniklerine ne kadar hâkim olursak olalım, bu yeni ortamın farklı bir deneyim gerektirdiğini ve farklı özellikleri olduğunu gözden uzak tutmamalıyız. İşte bu konuda size yardımcı olabilecek bazı ipuçları...

Türkçeye “İş Çevikliği” olarak tercüme edilen “Business Agility”, organizasyonların iç ve dış ortamlardaki değişiklikleri hızla algılaması ve müşterilerine değer sağlamak için bu yeni duruma yönelik hareket etme kabiliyeti olarak tanımlanabilir. Hızla dijitalleşen dünyada hemen hemen her sektörde oyunun kuralları değişmekte ve tüketicilerin beklentileri her geçen gün daha da artmakta. Yeni fikirleri, ürünleri ve hizmetleri hızla pazara sunabilmek ve gelen geribildirimlere ivedilikle cevap verebilmek adına proje zamanlamalarında önemli sadeleştirmelere gitmek organizasyonlar için artık bir seçenek değil, zorunluluk.

Tam da bu noktada şirketlerin yardımına dijital teknolojilerin sunduğu yeni platformlar koşuyor. Geçmişte sunumlar ve toplantılar sadece yüz yüze yapılırken, artık farklı coğrafya ve zaman dilimlerinde yaşayan iş ortaklarımıza, ekiplerimize sanal sunumlar ve toplantılar aracılığıyla ulaşabiliyor, projelerimizi bu platformlar üzerinden yönetebiliyoruz. Bu da bilginin hızlı, etkin ve demokratik bir şekilde paylaşılabilmesine ve karar alma süreçlerinin hızlanmasına olanak sağlıyor. Proje süreleri kısalırken, maliyette önemli tasarruflar sağlanabiliyor.

Sanal sunumlar iletişimi kolaylaştırıyor mu, zorlaştırıyor mu?

İş yapışımıza çeviklik katan sanal sunum ve toplantı süreçlerini yönetmedeki yetkinliklerimiz, günümüzün rekabetçi ortamında hedeflerimize hızla ulaşmamıza yardımcı olan önemli bir unsur. Yüz yüze sunumları hazırlarken ve aktarırken bizi başarılı yapan kriterlerin bir kısmı, sanal sunumlar için de hâlâ geçerliliğini koruyor. Ancak sunumu yaptığımız kişilerle aynı fiziksel mekânı paylaşmadığımız sanal sunumlarda, etkin bir iletişimin ayrılmaz parçası olan vücut dili ya tamamen ya da kısmen devre dışı kalıyor. Bu da katılımcıların dikkatini sunuma çekme ve korumada, hitap ettiğimiz grubun toplantı boyunca nabzını tutabilmede ve mesajlarımızı etkin bir şekilde iletebilmede bizi zorlayabiliyor.

Harvardlı psikologlar Matthew A. Killingsworth ve Daniel T. Gilbert, 2010 yılında yayımladıkları bir araştırmada insanların uyanık olduğu saatlerin yüzde 46,9'unu yaptıklarından başka şeyler düşünerek geçirdiğini buldular. Aynı anda birden fazla iş yapmanın beceriklilikle eşanlamlı sayıldığı günümüzde, siz sunumunuzu yaparken katılımcıların dikkatlerinin her an anlattıklarınız ve ekranlarındaki dosyada olacağını varsaymak ne derece mümkün? Size tavsiyemiz, özellikle vermek istediğiniz mesajları katılımcıların kaçırabileceğini göz önünde bulundurarak, kendinize bir strateji geliştirmeniz.

Başarılı bir sanal sunum hazırlama ve sunmada dikkate alınacak kritik noktalara gelin birlikte göz atalım:

Dijitalleşen dünyada hemen hemen her sektörde oyunun kuralları değişmekte...

Sunumu hazırlarken:

Sunum içeriğini dikkatli seçin...

Konuya dair verilerin hangilerine sunumda yer vereceğinize, hangilerini ise e-posta ile toplantı öncesinde veya sonrasında göndereceğinize karar verin.
Toplantıyı zamanında bitirecek şekilde sunumunuzu hazırlayın. Sunabileceğiniz sayfa sayısı konusunda gerçekçi olun. Tartışma ve sorular dışında kalacak süreye göre sunacağınız sayfa sayısını belirleyin (sayfa başına en az 2 dakika harcama kuralı başlangıç noktanız olabilir).

Sunumunuzu görsel olarak ilgi çekici kılın...

Dikkati konu üzerinde toplayabilmek adına sunumunuzu yazıyla doldurmaktan kaçının. Olabildiğince az yazı, güçlü görseller ve grafiklerle sunumunuzu dikkat çekici kılın. Nörobilim uzmanları resimleri sayfanın soluna, yazıları ise sağına konumlandırmanın, beynimizin bu verileri deşifre eden bölümlerini daha hızlı çalıştırdığını söylüyorlar.
Doğru ve yerinde görseller size ve sunumunuza güvenin artmasını, anlattıklarınıza ilgi duyulmasını ve merakı sağlar. Hatalı ya da yetersiz görseller ise güvensizlik, odaklanma sorunları ya da sunumdan kopmalara sebep olur.
Anlatımınızı güçlendirmek adına görsel seçerken metaforlardan yararlanın, basit ama güçlü görseller seçin, renklerin gücünü kullanın. Görseller sizin odaklanmanızı, dinleyicilerin ise hatırlamasını sağlar.
Kullanılan her fotoğrafın sözlerinizle örtüşmesi ve dinleyicilerin sizi daha iyi anlamasına yardımcı olması gerekir. Örneğin vermek istediğiniz mesaj “doğru seçimler yapmak” üzerineyse, bir şefin pişirdiği özel bir yemeği sunduğu anı göstermek anlamlı olabilir. Beynimiz bağlantı kurmayı sevdiği ve bu konuda başarılı olmaya programlı olduğu için, bu tip görseller sunumunuza olan ilgiyi canlı tutacaktır.

Anlatım tekniğiniz üzerinde çalışın, merak uyandıracak/düşündürecek öğeler kullanın...

Sayfa başlıklarınız net mesajlar içersin (“Yeni nesil rakiplerle mücadelede daha geniş bir görüş açısına ihtiyacımız var” vb.)
Merak uyandırmak adına konuyu anlatırken zıtlıklardan yararlanın, katılımcıların zihinlerini harekete geçirmek için onları düşünmeye davet eden soru cümleleri yazın (Ürünlerimizin satıldığı ülkeleri ve kültürleri şekillendiren trendleri nasıl daha iyi anlayabiliriz? Yeni iş modellerine geçebilmek için hangi ortaklıklar ve örgütsel zihin yapısına ihtiyacımız var? vb.)
İyi bir hikâye anlatıcısı olun. Özellikle sanal sunumlarda sunumunuzun akıcı olması, anlatacaklarınızı bir hikâye etrafında örmeniz, toplantı boyunca katılımcıların dikkatini üzerinizde toplamaya yardımcı olacaktır.

Sunuma başlamadan önce:

Kullanacağınız teknolojik altyapının işler durumda olduğunu önceden test edin...

Sunumdan en az 15 dakika önce kullanacağınız araç ve sistemi test edin. Mikrofonunuz çalışıyor mu? Toplantıya katılacak lokasyonlarla bağlantı kurulabiliyor mu? Sesiniz net bir şekilde duyuluyor mu? Görüntü istediğiniz kalitede mi? Tüm bunlardan toplantı öncesinde emin olun.
Beklenmedik bir problem oluşması halinde teknik ekipte kimden hemen yardım alabileceğinizi önceden netleştirin.
Toplantıya bağlanacak her lokasyonda sizin oradaki gözünüz kulağınız olacak bir ekip arkadaşı belirleyip, ondan beklentilerinizi önceden netleştirin. Bu kişi oluşabilecek teknik sorunlara hemen müdahale edip toplantının en kısa zamanda normale dönmesini sizin adınıza sağlayabileceği gibi, oluşabilecek başka gelişmeler konusunda da sizi vakit kaybetmeden haberdar edebilir.

Sunumu yaptığınız ortamda olası görsel ve işitsel rahatsızlık faktörlerine karşı önlem alın...

Görüntülü sunumlarda oturacağınız yeri seçerken sizi izleyenlerin dikkatinin dağılmasına yol açabilecek noktalardan kaçının (yoğun geçişin olduğu bir koridor gibi). Mümkünse arkanızda sade bir duvar olsun, resimlerle dolu bir duvarın önünde durmaktan kaçının.
Telefonunuzu titreşim özelliğinden çıkararak sessize alın, kullandığınız bilgisayara düşen e-postaların sesli uyarı verme özelliğini kapatın.

Sunumu yaparken:

Sunumun içeriğine ve akışına yönelik bilgileri önceden verin...

Sunuma başlarken herkesi aynı noktaya getirmek ve beklentileri yönetmek adına, sunumda bazı verilerin detayına girmeyeceğinizi önceden paylaşın. Bu verilerin e-posta ile iletildiğini veya iletileceğini net bir şekilde ifade edin.
Toplantıda yeni kişiler varsa onları gruba kısaca takdim ederek tüm katılımcıların birbirini tanımasını sağlayın.
Toplantı süresinin ne kadarını sunuma, ne kadarını tartışmaya ayırdığınızı baştan paylaşın. Soruları ne zaman alacağınızı netleştirin. Toplantı süresinin ikinci yarısına geçtiğinizde sürenin aşılması ihtimalini görüyorsanız, daha toplantı bitmeden ne kadar ek süreye ihtiyaç duyduğunuzu ve kimlerin devam edebileceğini sorun. Toplantı bitimine 2-3 dakika kala bunu yapmak tedirginlik ve rahatsızlığa yol açabilir.

Dikkat dağıtıcılarına karşı önlem alın...

Sunumda sizin veya katılımcıların dikkatini dağıtabilecek her olasılığı düşünerek önlemlerinizi alın.
Sunumu aksatacak veya kesintiye uğratacak bir gelişme olduğu takdirde, durumu hemen diğer katılımcılarla paylaşın. Belirsizlik, en büyük dikkat dağıtıcıdır.

Tüm katılımcılar ekranda aynı sayfaya mı bakıyor?

Her sayfanın köşesinde sayfa numarasının olduğuna emin olun ve sunuma başlarken sayfa geçişlerinde bu numaraları referans alacağınızı paylaşın. Özellikle sunum dosyanızı katılımcılara önceden PDF formatında gönderdiğiniz ve sunumu yaparken ekranınızdan online gösterme imkânı bulamadığınız durumlarda, herkesin aynı sayfaya baktığını ancak bu şekilde garanti altına alabilirsiniz (PDF dosyasındaki sayfa numaraları ile powerpoint dosyasındaki sayfa numaraları birbirini tutmayabilir).
Sayfa değişimlerinde hangi sayfaya geçtiğinizi net bir şekilde belirtin. Katılımcıların ekranlarında değişimin olması farklı süreler alabileceğinden sunum temponuzda bunu dikkate alın.
Anlattığınız konu ile ekranda gösterdiğiniz sayfa uyumlu olsun, aksi takdirde katılımcılar yanlış bir sayfaya baktıklarını düşünebilirler.

Dikkat seviyesini üstte tutmak için interaktif bir ortam yaratın...

Siz göremeseniz de hattın öbür ucunda sizi dinleyen ve bir şekilde bağ kurmak isteyen kişiler var. Monologdan ziyade diyaloğu cesaretlendirecek bir ortamı oluşturmak önceliğiniz olmalı. Kullandığınız dijital platformun sunduğu imkânlar dahilinde sunumun daha interaktif olması için başlangıçta ya da aralarda katılımcılara oylama yapabilecekleri mini anketler (opinion polls) yapıp, katılımı ve ilgiyi artırabilirsiniz.
Size yöneltilen sorunun herkes tarafından anlaşılacağından emin olmadığınız durumlarda (sesin zor duyulması, teknik sorular, vb.) cevap vermeden önce soruyu kimin sorduğunu ve ne sorduğunu kısaca ifade ettikten sonra cevabınızı paylaşın.
Soruları duymak istediğinizde bir süre sessizlik olabileceğini doğal karşılayarak sorunuzu hemen tekrarlamayın. Eğer kimse soru sormuyorsa, “Soru olmadığını anlıyorum, bir sonraki sayfaya geçiyorum” diyerek sunumunuza devam edin.

Sesiniz vücut dilinizin de aynası olsun...

Anlatanın görülmediği bir sunumu dinlemeyi, sadece radyonun var olduğu dönemde haberleri dinlemeye benzetebiliriz. Sözsüz iletişime dair verilerin (vücut dili gibi) algılanamadığı durumlarda katılımcılar, düşünce ve duygularınıza dair ipuçlarını sesinizden almaya çalışacaklardır. Sunum yaparken sesinizde iniş ve çıkışların olması, temponuzu arada hızlandırıp arada yavaşlatmanız sizi monotonluktan kurtaracaktır.
Uzun cümleler kurmaktan kaçının. Önemli mesajları ara ara, yavaş bir tempoda, dinleyicilerin aklında kalmasını istediğiniz kelimelere tonlama yaparak tekrarlayın.
Eğer bir video konferanstaysanız gözleriniz sürekli olarak önünüzdeki bilgisayar ekranında olmasın. Hem odadaki hem de diğer lokasyonlardaki katılımcılarla sık sık göz teması kurmaya dikkat edin.

İnsan iletişiminin yüzde 85'inden fazlasının sözsüz olduğu göz önüne alındığında, sanal sunumlarda sunumu yapan kişinin yetkinliği daha da önem kazanır. Dikkat, algı ve güven yönetiminde beceri gerektiren bu yeni iletişim biçiminde yukarıdaki ipuçlarına dikkat ederek siz de başarılı sunumlar yapabilirsiniz.